Trello es, sin duda, uno de los referentes más populares cuando se trata de gestión de proyectos y organización de tareas en formato digital. Su interfaz basada en el método Kanban, con tableros y tarjetas, permite a equipos y s individuales visualizar el estado de cualquier proyecto de forma intuitiva. Sin embargo, aunque muchas personas consideran a Trello casi indispensable para gestionar el trabajo, no siempre es la solución más adecuada para todos los s o equipos. Además, en los últimos tiempos, las limitaciones del plan gratuito y la creciente demanda de funciones más avanzadas han hecho que buscar alternativas gratuitas a Trello sea una tendencia en auge entre profesionales, empresas, autónomos y estudiantes que buscan mayor flexibilidad, personalización o funciones específicas como seguimiento de tiempo, automatización avanzada o privacidad de datos.
En este artículo, no solo te mostraremos en profundidad las mejores alternativas gratuitas a Trello del momento, con todos sus puntos fuertes y sus diferencias, sino que además aprenderás a identificar cuál puede ser la más indicada para tu equipo o tu flujo de trabajo en función de las necesidades concretas de gestión, colaboración y productividad. Integraremos información exclusiva, características avanzadas y comparativas de plataformas líderes del sector para que tomes una decisión informada y actualizada.
¿Por qué buscar alternativas a Trello?
Aunque Trello es una de las plataformas de gestión visual de proyectos más reconocidas, no es perfecta para todos los escenarios. Estas son las principales razones por las que muchos equipos y s deciden buscar alternativas:
- Limitaciones en el plan gratuito: Desde cambios recientes, los espacios de trabajo gratuitos de Trello solo permiten hasta 10 colaboradores y restringen el número de tableros y funciones disponibles. Equipos grandes o proyectos con muchos colaboradores pueden quedar rápidamente limitados.
- Falta de funciones avanzadas integradas: Elementos como diagramas de Gantt, informes detallados, gestión de recursos, dependencias de tareas o seguimiento de tiempo solo se consiguen a través de Power-Ups (integraciones de pago).
- Personalización y flexibilidad: El sistema de Trello, principalmente orientado al método Kanban, puede quedarse corto para proyectos complejos que requieren otras vistas o tipos de organización (listas jerárquicas, timelines, etc.).
- Privacidad y seguridad: Trello no ofrece variante autoalojada ni es software de código abierto, lo que puede suponer una desventaja para empresas que priorizan el control de los datos.
- Búsqueda de automatización y optimización de procesos: Algunas herramientas alternativas permiten flujos de trabajo más automatizables, integraciones nativas más extensas, o mejor seguimiento de métricas.
Criterios para elegir una alternativa gratuita a Trello
No todas las alternativas ofrecen lo mismo. A la hora de elegir la ideal para tu caso, valora los siguientes criterios:
- Modelo de uso: ¿Necesitas una herramienta para un equipo pequeño, una empresa en crecimiento, uso personal o gestión de clientes?
- Tipo de vistas y metodologías: ¿Tablero Kanban, listas, cronogramas, diagramas de Gantt, seguimiento de OKRs, etc.?
- Automatización: ¿Te interesa automatizar tareas rutinarias, gestionar recordatorios o integrar con otros servicios?
- Privacidad: ¿Prefieres una solución open source (código abierto, autoalojada) o SaaS en la nube?
- Colaboración: ¿Cuántos s necesitan trabajar a la vez? ¿Trabajas con clientes externos?
- Facilidad de uso e integración: ¿Prefieres algo sencillo pero limitado, o una herramienta robusta aunque suponga una curva de aprendizaje?
- Coste futuro: ¿La alternativa seguirá siendo gratuita para tu nivel de uso si tu equipo crece?
Las mejores alternativas gratuitas a Trello – Análisis completo
Asana
Asana es una de las plataformas de gestión de proyectos más conocidas, especialmente entre equipos que necesitan organizar tareas, proyectos y flujos de trabajo de manera colaborativa y visual. Similar a Trello, ofrece tableros Kanban, pero añade muchas otras funcionalidades como cronogramas, listas detalladas, gestión de dependencias e informes avanzados.
Asana destaca por su versatilidad: permite alternar entre diferentes vistas (tablero, lista, calendario o timeline), lo que facilita adaptarse a distintos tipos de proyectos. Además, su plan gratuito permite hasta 15 s, una opción muy potente para equipos pequeños y medianos.
Características clave de Asana:
- Vistas Kanban, lista y cronograma (timeline).
- Automatización nativa de tareas y reglas (hasta cierto límite en la versión gratuita).
- Posibilidad de crear y gestionar dependencias entre tareas.
- Informes de progreso y dashboards personalizables.
- Integración con más de 200 aplicaciones populares (Slack, Google Workspace, Dropbox, Zapier, etc.).
- Asignación de tareas múltiples, carga de archivos, comentarios y gestión de prioridades.
- Notificaciones avanzadas y bandeja de entrada para el equipo.
Mientras que Trello se centra casi exclusivamente en los tableros Kanban, Asana ofrece mucha mayor flexibilidad para adaptarse a equipos que llevan proyectos más complejos, requieren seguimiento de métricas, o planes de comunicación avanzados. Es ideal para quienes buscan un equilibrio entre simplicidad y potencia, y destacan sus flujos de colaboración directos y las integraciones con otras plataformas.
Monday.com
Monday.com se ha consolidado como una de las soluciones más visuales y flexibles, orientada a equipos que buscan personalización máxima y automatización avanzada en la gestión de proyectos. Su sistema de «tableros» y «columnas» va mucho más allá del Kanban de Trello, permitiendo adaptar el flujo a las características concretas de cada proyecto o departamento.
La versión gratuita, para equipos pequeños, ofrece vistas Kanban, lista, calendario y cronograma, y dispone de más de 200 plantillas prediseñadas para gestionar desde tareas simples a complejos procesos empresariales.
Características diferenciales de Monday.com:
- Automatización de tareas repetitivas y notificaciones.
- Gestión de carga de trabajo y seguimiento del tiempo.
- Personalización extrema de tableros, columnas y campos.
- Integración con aplicaciones populares (Slack, Gmail, Teams, Zoom, etc.).
- Vistas de datos variadas: cronograma, calendario, Kanban, Gantt, etc.
- Control de permisos y visualización de flujos de trabajo para equipos grandes.
Monday.com es la mejor alternativa para quienes requieren automatización y personalización a gran escala, además de equipos que gestionan proyectos más grandes, con necesidades de informes y análisis detallados.
ClickUp
ClickUp es una de las alternativas gratuitas a Trello con mayor crecimiento global, gracias a su enfoque «todo en uno» y la enorme cantidad de funcionalidades incluidas sin coste. Permite gestionar tareas, proyectos, flujos de trabajo, documentos, wikis, objetivos, seguimientos de tiempo, automatizaciones y mucho más, todo en una sola plataforma.
Ofrece más de 15 vistas personalizables (lista, tablero, calendario, Gantt, timeline, etc.), ilimitadas tareas y s en la versión gratuita, y una jerarquía robusta para grandes organizaciones (espacios de trabajo, carpetas, listas, tareas, subtareas).
Diferenciales clave de ClickUp:
- Vistas Kanban, lista, diagramas de Gantt, calendario y más.
- Automatizaciones ilimitadas en planes superiores y funcionalidad avanzada incluso gratis.
- Gestión de comentarios asignados (acción requerible).
- Documentos, gestión de objetivos (OKRs) y seguimiento de tiempo.
- Integración con más de 1.000 apps y posibilidad de personalizar flujos de trabajo.
- Perfecto para empresas que crecen o equipos multidisciplinarios.
ClickUp destaca como opción gratuita por la amplitud de funciones, la personalización de flujos y la posibilidad real de migrar equipos grandes sin perder flexibilidad. Para equipos acostumbrados a Trello, la vista de tablero Kanban está garantizada, pero el salto de calidad se nota especialmente en grandes proyectos y empresas en expansión.
KanbanFlow
KanbanFlow es una alternativa centrada específicamente en el método Kanban, muy similar a Trello pero con algunas características únicas para el trabajo en equipo y la productividad individual, como el seguimiento del tiempo integrado (pomodoro), informes por tareas y la posibilidad de crear flujos avanzados para proyectos colaborativos. Destaca por su simplicidad de uso y por ofrecer s y tableros ilimitados en el plan gratuito, ideal para equipos que buscan una gestión ágil sin limitaciones.
Características clave de KanbanFlow:
- Vistas Kanban similares a Trello, pero con colores y personalización de columnas.
- Seguimiento del tiempo en tareas (pomodoro incluido).
- Subtareas, adjuntos, filtros y etiquetas personalizables.
- Gestión simple de equipos y opciones para invitación/expulsión rápida de colaboradores.
- Integraciones mediante Zapier y una API para automatizaciones externas.
KanbanFlow es especialmente útil para freelancers, pequeños equipos ágiles y profesionales que prefieren el enfoque visual clásico pero desean estadísticas y mejoras de productividad sin coste.
Airtable
Airtable va un paso más allá de la gestión de tareas tradicional, combinando la potencia de una hoja de cálculo con la flexibilidad de una base de datos y vistas Kanban, calendario y galería. Es perfecta para quienes necesitan organizar proyectos complejos, inventarios, catálogos, recursos humanos o incluso como CRM ligero, todo con la potencia visual de Trello pero más campos y relaciones.
En su modalidad gratuita, ofrece 1.200 registros por base, 5 GB de almacenamiento y opciones de colaboración para equipos pequeños y medianos.
Ventajas de Airtable:
- Vistas de Kanban, hoja de cálculo, calendario y galería.
- Campos personalizados para números, listas, archivos, fechas, enlaces y más.
- Posibilidad de crear bases de datos relacionales para proyectos complejos.
- Automatizaciones básicas (más potentes en planes pro).
- Integración nativa con 32 aplicaciones, y más de 1.000 mediante Zapier y Make.
- Ideal tanto para la gestión profesional como para usos personales e inventarios.
Airtable es la mejor alternativa si buscas la potencia de Excel/Google Sheets fusionada con tableros visuales y un entorno colaborativo robusto.
Todoist
Todoist es una de las aplicaciones de productividad y gestión de tareas más conocidas a nivel mundial. Su punto fuerte es la simplicidad y su interfaz clara, ligera y rápida. Aunque no está tan centrada en el método Kanban, permite crear proyectos, tareas, sub-tareas, asignar prioridades, fechas de vencimiento, etiquetas y colaborar con otros s. Muy recomendada para quienes buscan una alternativa a Trello que permita usar el móvil con facilidad, integrarse con asistentes como Alexa o Google Calendar y tener recordatorios al instante.
Características destacables:
- Creación rápida de tareas por lenguaje natural («reunión el viernes»).
- Gestión de proyectos simples o medianos, con colaboración por invitación.
- Integración nativa con Gmail, Google Calendar, Slack, Alexa y más apps.
- Plazos recurrentes, recordatorios y prioridad de tareas.
- Sistema «Karma» de motivación gamificada por logros.
- Interfaz muy ligera, ideal para uso móvil y equipos pequeños.
Todoist es adecuado para s individuales, equipos que no necesitan vistas Kanban complejas, o empresas que buscan una integración perfecta con calendarios y asistentes inteligentes.
Basecamp
Basecamp es una opción veterana orientada sobre todo a equipos que necesitan algo más que gestión de tareas: comunicación, almacenamiento de archivos, calendarios compartidos y mensajería instantánea. Su plan gratuito ofrece funcionalidades básicas para proyectos personales o equipos pequeños, y la versión de pago resulta muy rentable a partir de un número elevado de s.
Ventajas más destacadas:
- Listas de tareas, tableros de discusión y mensajería en grupo.
- Calendario de hitos y eventos integrado.
- Gestión de archivos, documentos y notas colaborativas.
- Herramientas robustas de comunicación (campfire, mensajes, etc.).
- Permite invitar clientes externos y segmentar la visibilidad.
Basecamp es idóneo para agencias, pymes y equipos que desean integrar gestión y comunicación, más allá de sólo gestionar tareas o tarjetas.
Microsoft Planner y Microsoft Project
Microsoft Planner es una alternativa muy interesante para quienes ya utilizan Microsoft 365 en su entorno profesional o educativo. Ofrece tableros Kanban, asignación de tareas, fechas límite y vista de programación, integración con Teams y Outlook, y control granular sobre permisos y visualización.
Microsoft Project es la variante avanzada, ideal para gestión de grandes proyectos, con vista de tareas, cronogramas, diagramas de Gantt, calendario, gestión de recursos y presupuesto. Perfecta para empresas y proyectos complejos, aunque requiere suscripción adicional.
Jira y Taiga (Ágil y Scrum)
Jira es la mejor opción para equipos de desarrollo, metodologías ágiles y seguimiento de incidencias/bugs. Soporta Scrum, Kanban, gestión de sprints, backlog, informes avanzados, integración con herramientas de desarrollo (GitHub, Bitbucket, etc.) y se puede complementar con plugins para Gantt y automatizaciones. Si quieres gestionar proyectos con metodologías ágiles, también puedes explorar las opciones en herramientas para teletrabajo.
Taiga ofrece una solución open source muy robusta, con soporte tanto para Kanban como para Scrum, backlogs, wikis, seguimiento de errores y vistas avanzadas para equipos ágiles exigentes. Puede instalarse localmente (autoalojado) o en la nube, y la versión básica es totalmente gratuita. Para más información, consulta cómo mejorar tu gestión de proyectos en aplicaciones para planificar y gestionar presupuestos.
Pipefy, Zoho Projects, Ora, Quire, Plaky y otras opciones
- Pipefy: Automatización de procesos y gestión visual de flujos de trabajo, ideal para empresas que buscan optimizar y controlar procesos repetitivos.
- Zoho Projects: Gestión avanzada de proyectos, seguimiento del tiempo, diagramas de Gantt, informes y alertas de progreso, ideal para empresas en crecimiento.
- Ora: Gestión ágil, seguimiento de tiempo, colaboración en tiempo real, chat integrado, videollamadas y soporte para equipos creativos.
- Quire: Gestión de tareas jerárquicas y subtareas, ideal para planificar proyectos complejos de forma estructurada y visual.
- Plaky: Una alternativa completamente gratuita a Trello para tableros Kanban, con flujo de trabajo colaborativo y sistema de etiquetas eficiente para startups y equipos en crecimiento.
Opciones de código abierto y autoalojadas: OpenProject, Wekan, Restya, Kanboard
Si la privacidad, el control de los datos o la personalización absoluta son prioritarios, existen excelentes soluciones open source que puedes alojar en tus propios servidores:
- OpenProject: Gestión de proyectos ágiles, hojas de ruta, scrum, diagramas de Gantt, integración con otros sistemas empresariales e instalación local. Es ideal para empresas y equipos IT donde la privacidad es esencial.
- Wekan: Alternativa gratuita y de código abierto a Trello, visualmente similar, que permite instalarse en servidores propios para control total de la información. Aprende más en .
- Restya: Proyecto open source muy versátil, con diseño similar a Trello, soporte Kanban, Gantt, integraciones externas y gran personalización.
- Kanboard: Minimalista, muy ligero, automatizable (webhooks, API) y apropiado para quienes necesitan funcionalidad Kanban básica y máxima privacidad.
Como puedes comprobar, existe un amplio abanico de alternativas gratuitas a Trello, tanto en la nube como de código abierto, que se adaptan a necesidades muy concretas o generales: desde la sencillez visual de KanbanFlow, la potencia de Asana, la flexibilidad de ClickUp o Monday.com, hasta las opciones autoalojadas para empresas que no desean depender de servicios externos.
Consejo: Piensa siempre en el tamaño de tu equipo, la escalabilidad futura, el tipo de gestión que quieres llevar y la privacidad de los datos. Muchas de estas alternativas ofrecen migradores automáticos desde Trello o incluso importación desde Asana, Jira, Excel, etc., para facilitar el salto de una plataforma a otra.
| Plataforma | Vista Kanban | s gratis | Otras vistas | Automatización | Plan autoalojado |
|---|---|---|---|---|---|
| Trello | Sí | 10 colaboradores | Limitadas | Básica (Power-Ups) | No |
| Asana | Sí | 15 | Lista, Calendario, Cronograma | Sí (limitada gratis) | No |
| Monday.com | Sí | 3 | Más de 8 vistas | Sí | No |
| ClickUp | Sí | Ilimitados (limitado por espacio) | 15+ vistas | Sí | No |
| KanbanFlow | Sí | Ilimitados | No | No (gratis) | No |
| Airtable | Sí | Ilimitados | Hoja, calendario, galería | Sí (limitada gratis) | No |
| Todoist | Básica (Tableros) | Ilimitados | Lista | Sí | No |
| OpenProject | Sí | Ilimitados | Gantt, lista, hoja de ruta | Sí (avanzada en pago) | Sí |
| Wekan | Sí | Ilimitados | No | No | Sí |
La clave está en probar varias opciones, analizar el flujo de trabajo de tu equipo y, si es posible, aprovechar los planes gratuitos lo máximo antes de dar el salto a una suscripción o implantar una opción autoalojada. Para gestionar tareas y proyectos de forma efectiva, también puedes consultar herramientas en .
Ahora que conoces las mejores alternativas gratuitas a Trello y sus particularidades, puedes elegir la herramienta que mejor se adapte a las necesidades de tu equipo o proyecto, sin renunciar a características avanzadas ni a la escalabilidad. Los límites los pones tú, no la herramienta. Explora, compara y encuentra tu nuevo sistema de gestión de proyectos y tareas. Con las opciones detalladas aquí, cualquier equipo puede dejar de depender de las restricciones de Trello y avanzar hacia una productividad sin barreras.
